Com deixar de patir de "reunionitis": 3 dies sense reunions augmenten la productivitat un 70%

Cada feina té les seves particularitats, però en general a gairebé totes hi ha hagut un augment de reunions des de la pandèmia, amb una combinació de presencials i virtuals. Durant el confinament per la covid les reunions digitals es van disparar un 13%: eren més curtes, però s'han mantingut. Ara en fem massa i això afecta la productivitat.

Segons un estudi de l'Institut Tecnològic de Massachussetts, tres dies sense reunions aumenta la productivitat un 70% i redueix un 57% l'estrés dels treballadors. Els experts recomanen una sèrie de consells per evitar errors i tenir reunions profitoses. 

El que no s'ha de fer

• Reunions sorpresa.
• Convocar moltes persones: el més adequat és entre 3 i 5 participants. 
• Fixar la reunió al final de la jornada. 
• Distreure's amb el mòbil.
• No concretar acords o tasques al final de la reunió.
• No fer un seguiment dels acords.

El que s'ha de fer 

• Convocar la reunió al començament de la jornada. A més, dilluns és el millor dia per poder treballar en les tasques acordades per a tota la setmana.
• Presentar l'ordre del dia amb antelació i seguir-lo: una agenda adequada té entre tres i quatre punts.
• Començar amb puntualitat: no cal esperar l'impuntual.
• Evitar que sigui massa llarga.
• Mantenir el mínim d'assistents possibles.
• Promoure activament la participació.
• Evitar les distraccions i la multitasca durant la reunió.
• Utilitzar la tecnologia necessària i assegurar-se que els assistents virtuals puguin participar-hi sense problemes.

Te la pots estalviar?

Però, i quantes vegades et pots estalviar una reunió? Aquesta és la pregunta que ens hauríem de fer abans de convocar-les, segons Eva Rimbau, professora dels Estudis d'Economia i Empresa de la UOC, especialista en Recursos Humans.

Rimbau opina que moltes trobades laborals podrien ser virtuals o es podríem substituir per un document compartit en xarxa: 

"Hem de deixar les reunions presencials només per als temes més complexos."

L'especialista reconeix, però, que les reunions presencials faciliten la connexió personal de l'equip i reforçen la cofiança, però no cal abusar-ne perquè amb aquest tipus de trobades també es perd molt de temps. 

El que segueix sent difícil és establir un nombre de reunions ideal, perquè --segons Rimbau-- hi ha feines que necessiten moltes reunions curtes o poques de llargues:

"El que no pot ser és que el 42% de les reunions siguin improductives, aquestes les hem d'eliminar."

Segons l'experta, el 61% de les reunions són programades i el 41% imprevistes.