Com deixar de patir de "reunionitis": 3 dies sense reunions augmenten la productivitat un 70%
Cada feina té les seves particularitats, però en general a gairebé totes hi ha hagut un augment de reunions des de la pandèmia, amb una combinació de presencials i virtuals. Durant el confinament per la covid les reunions digitals es van disparar un 13%: eren més curtes, però s'han mantingut. Ara en fem massa i això afecta la productivitat.
Segons un estudi de l'Institut Tecnològic de Massachussetts, tres dies sense reunions aumenta la productivitat un 70% i redueix un 57% l'estrés dels treballadors. Els experts recomanen una sèrie de consells per evitar errors i tenir reunions profitoses.
El que no s'ha de fer
- Reunions sorpresa.
- Convocar moltes persones: el més adequat és entre 3 i 5 participants.
- Fixar la reunió al final de la jornada.
- Distreure's amb el mòbil.
- No concretar acords o tasques al final de la reunió.
- No fer un seguiment dels acords.
El que s'ha de fer
- Convocar la reunió al començament de la jornada. A més, dilluns és el millor dia per poder treballar en les tasques acordades per a tota la setmana.
- Presentar l'ordre del dia amb antelació i seguir-lo: una agenda adequada té entre tres i quatre punts.
- Començar amb puntualitat: no cal esperar l'impuntual.
- Evitar que sigui massa llarga.
- Mantenir el mínim d'assistents possibles.
- Promoure activament la participació.
- Evitar les distraccions i la multitasca durant la reunió.
- Utilitzar la tecnologia necessària i assegurar-se que els assistents virtuals puguin participar-hi sense problemes.
Te la pots estalviar?
Però, i quantes vegades et pots estalviar una reunió? Aquesta és la pregunta que ens hauríem de fer abans de convocar-les, segons Eva Rimbau, professora dels Estudis d'Economia i Empresa de la UOC, especialista en Recursos Humans.
Rimbau opina que moltes trobades laborals podrien ser virtuals o es podríem substituir per un document compartit en xarxa:
Hem de deixar les reunions presencials només per als temes més complexos.
L'especialista reconeix, però, que les reunions presencials faciliten la connexió personal de l'equip i reforçen la cofiança, però no cal abusar-ne perquè amb aquest tipus de trobades també es perd molt de temps.
El que segueix sent difícil és establir un nombre de reunions ideal, perquè --segons Rimbau-- hi ha feines que necessiten moltes reunions curtes o poques de llargues:
El que no pot ser és que el 42% de les reunions siguin improductives, aquestes les hem d'eliminar.
Segons l'experta, el 61% de les reunions són programades i el 41% imprevistes.
