Sentir-se com en un hotel quan vas a l'oficina: els espais de treball es reinventen

La pandèmia i els confinaments van obligar moltes empreses, organitzacions i institucions a descobrir i aprendre d'un dia per l'altre l'ús de tecnologies que fan possible la comunicació i el treball a distància sense que els empleats hagin d'estar presents als centres. La tornada a la normalitat ha fet, però, que s'hagi tornat a imposar la presencialitat a la majoria d'empreses.

Amb tot, en alguns sectors, en determinades empreses i en les ocupacions que més ho permeten, s'ha optat per models híbrids, combinant la feina des de casa i a l'oficina. Canvis d'usos que també estan contribuint, al seu torn, a accelerar canvis que ja estaven en marxa en l'organització de les empreses i dels seus espais físics.

En aquest context, a l'espai Valor Afegit hem anat a trobar dues iniciatives que pretenen fer més atractiva, còmoda i productiva la feina presencial i una tercera que pretén crear nous espais virtuals per facilitar la col·laboració entre empreses d'un mateix entorn o del mateix sector.

Innovar en el disseny de l'espai de treball

Les oficines d'MGA Games, al del Parc Tecnològic del Vallès de Cerdanyola, són molt diferents a la majoria. En aquesta empresa que desenvolupa videojocs per a casinos en línia hi treballen un centenar d'empleats.

La terrassa que hi ha al sostre de l'edifici, per exemple, és, al mateix temps, espai de treball, de restauració i d'oci. Qualsevol pensaria que és a la terrassa d'un hotel urbà.

Qui ha concebut aquests espais de treball és Futur2, un estudi de disseny d'interiors especialitzat en hotels i restaurants. Pepe López del Hoyo n'és el director creatiu: "No érem especialistes en dissenyar oficines, no és el nostre format de treball principal, però sí que som molt especialistes en els espais d'oci, on precisament la gent és on va relacionar-se, o a divertir-se, o a relaxar-se, o a altres funcions que són precisament les que volíem trobar per a aquest lloc".

Joan Sanahuja és el fundador i director executiu d'MGA Games: "Arrel de bastants viatges que fèiem per feina, vam detectar que hi havia moments en què ens tocava treballar en halls d'hotels o d'altres espais que no fossin tan tradicionals i vam veure que s'hi estava força bé i, quan tornàvem a la oficina la sensació era força diferent".

Zones de treball inspirades en espais de lleure

Futur 2 també ha dissenyat des de zero l'interior de l'edifici, amb multitud d'illes de treball, amb una funció per a cadascuna i que servissin per fomentar la col·laboració i el treball en equip.

López del Hoyo ho resumeix així: "un espai tancat, un espai obert, un espai més social, un espai per a poder fer presentacions, per a poder fer esdeveniments, per a poder-te tancar per a fer una trucada, per a poder reunir-te, per a poder concentrar-te. I cadascun dels espais va configurant aquestes necessitats".

"Es va arribar a la conclusió que el millor era que ningú tingués un lloc de treball fix, sinó que tothom pogués estar, en qualsevol moment o depenent del moment del dia, en llocs diferents".

També han posat molt d'esforç en jugar amb la llum indirecta, fugint de la fredor de la il·luminació de fluorescent de les oficines tradicionals: "Si tens tot el contrari: una llum tamisada, precisa, amb la quantitat de llum que necessites per a poder treballar, però no excessiva, que pugui ser regulable depenent de l'hora del dia en la que tinguis més llum o la necessitis, aleshores tens una precisió absoluta de la comoditat que tens a nivell lumínic".

Nou espais físics per a nous models d'empreses

Es tracta d'un nou disseny d'oficines que parteix també d'un nou estil i valors d'empresa que, a poc a poc, es va estenent en alguns sectors.

Segons el director executiu d'MGA Games, "treballem per passar-nos-ho bé. L'important, més enllà dels resultats econòmics que pugui tenir una empresa, és que quan un vingui a treballar aquí, és que un pugui desenvolupar-se bé com a persona i com a professional. Més enllà d'això, el que també creiem és que aquí al final formem una família i el que som és un grup d'amics, també, treballant en un objectiu comú".

Organitzar l'ús de les oficines en temps de teletreball

A la companyia de telecomunicacions Cellnex, els empleats, el dia que necessiten treballar presencialment des de l'oficina, abans reserven el seu espai de treball a través de Hybo, una aplicació del mòbil. Quan el treballador arriba al lloc assignat, confirma la reserva a través d'un codi QR.

En aquesta empresa, després de la pandèmia fan teletreball de manera híbrida: el 40% del temps treballen des de casa i el 60% a l'oficina, i això els ha permès reduir l'espai. "De fet, si un dia coincidíssim tots -explica Laia Bernà, la responsable d'espais de treball de Cellnex -, hi hauria menys llocs de treball individuals que persones. Per tant, aquí Hybo juga un paper molt important per ajudar-nos a aquesta gestió flexible dels espais".

Per al fundador de Hybo, Joan Ribaudí, "són oficines que ja no estan pensades per a que hi hagi d'haver un lloc de treball per a cadascú. Són oficines que estan mutant. Poden reduir els metres quadrats que es contracten, amb un benefici per a la companyia final".

A través d'aquesta aplicació es pot reservar qualsevol espai. El dia que va a l'oficina, el treballador reserva la plaça de pàrquing que necessitarà i, allà on hi ha places per a cotxes elèctrics, el carregador. I després li facturaran l'electricitat consumida. Però també pot reservar sales de reunions, per a ell, per al seu equip o per als convidats que tingui. Això permet que cadascú s'organitzi l'agenda i que tot acabi encaixant.

Laia Bernà: "Tenim l'aplicació oberta en períodes de dues setmanes. Per tant, un usuari pot organitzar-se i escollir quins dies vindrà a l'oficina i reservar el lloc de treball o plaça de pàrquing en funció dels dies que té pensat assistir".

Hybo ha sorgit de l'enginyeria del software Raona que té les oficines a Sant Joan Despí, i l'èxit ha fet que ja estigui present en 15 països.

Reservar espais i reservar serveis dins de l'empresa

L'aplicació també permet, per exemple, estalviar energia apagant llums automàticament quan ja s'ha acabat la reserva, o avisar d'incidències de neteja o d'avaries perquè els empleats de manteniment les resolguin, i, a més, està creixent en moltes altres funcionalitats en funció de les necessitats de les empreses.

Pol Alcázar, director de Màrqueting de Hybo, explica que "el mòdul de serveis que entrarem ara permetrà que els usuaris puguin fer reserves de menjar, reserves a "coaches", a psicòlegs, massatgistes... tot això per crear aquesta esfera d'experiències. La majoria d'empreses demanen aquests tipus de serveis".

"Moltes vegades la jornada de treball ja la fem a casa i, en canvi, quan anem a l'empresa hi anem a fer altres tipus de coses: a fer reunions col·laboratives, a fer reunions creatives, a socialitzar, i això implica cada cop més que les oficines s'estiguin remodelant", afegeix Joan Ribaudí.

Espais virtuals per treballar col·laborativament

Però no és només l'espai físic de feina el que està mutant. Hi ha un espai virtual de relació entre treballadors i entre empreses que també evoluciona.

Lubritec és una empresa del Polígon Santiga de Barberà del Vallès especialitzada en la distribució de lubricants industrials per a màquines i en oferir serveis relacionats, com assessorar tècnics de manteniment o encarregar-se ells directament de la lubricació en algunes fàbriques. Des de fa uns anys, participen en l'Open Industry, una fira virtual impulsada per diversos ajuntaments del Vallès Occidental, que compta amb estands també virtuals, per donar-se a conèixer entre les empreses de la zona.

"Fa molts anys que hi som i és molt important tenir acords de col·laboració i que ens coneguem entre uns i altres", diu Mercè Lloret és la responsable de Màrqueting Digital de l'empresa,

Digiprocés dissenya i fabrica productes electrònics per a altres empreses de tot Europa. Ara estan pensant a integrar-se també a l'Open Industry, aprofitant que des del Consell Comarcal volen anar més enllà de la fira per convertir-la en una plataforma de col·laboració entre empreses. A DigiProces, trobar subministradors de proximitat els pot servir per guanyar clients.

Segons el seu director executiu, Jordi Batet, "molts d'aquests clients europeus que busquen proveïdors com nosaltres, un dels paràmetres que miren -i cada vegada més -, és la petjada de carboni. Després, per tenir una petjada de carboni baixa o per poder reduir la que ja tenim és a través de la proximitat. Trobar proveïdors de proximitat ajuda a aquests indicador". Segons Oriol Mestre, del Consell Comarcal del Vallès Occidental, "el que volem afavorir és tot l'entorn local de producció en l'àmbit industrial per disminuir les cadenes de subministrament entre les empreses. I, d'altra banda, moltes empreses utilitzen serveis i no coneixen les empreses veïnes que els podrien oferir. D'aquesta manera volem afavorir també la relació entre elles".

Comunitats virtuals que comparteixen eines de relació

La nova Open Industry l'està desenvolupant Nectios, una start-up catalana que crea espais virtuals per a col·lectius empresarials. Plataformes fetes a mida, a través de les quals les empreses puguin contactar entre elles, concertar reunions o convocar esdeveniments, entre moltes altres possibilitats, i sobretot, fer negocis.

Xavier Creus és el director executiu i cofundador de Nectios: "Que et sigui superfàcil trobar empreses que et puguin aportar valor, que estiguin al teu costat en comptes de buscar proveïdors que estiguin en un altre país o fins i tot en un altre continent, com està passant ara mateix. I s'està fent servir un espai virtual de Nectios justament per això, per digitalitzar totes les empreses que formin part de tota aquesta comunitat online de l'Open Industry, i que els sigui molt fàcil trobar qualsevol tipus de proveïdor o client dins de la plataforma".

Nectios també ofereix totes les seves potencialitats a altres comunitats empresarials com la Unió de Polígons Industrials de Catalunya, el Centre Metal·lúrgic o Terrassa Indústria.